一、办公室受学院行政委托管理行政介绍信。

二、行政介绍信由专人负责保管。管理人员要严格执行介绍信管理制度，开具介绍信管理人员要亲手操作；不得在空白介绍信或空白纸上盖印，让他人带走使用。

三、介绍信必须安全存放，管理人员在使用介绍信后要严格保管。

四、介绍信在使用时要严格履行批准手续。开具行政介绍信，需经行政负责同志批准。管理人员开具介绍信前，要检查原稿上有无领导人签发意见或批准使用介绍信的意见，有领导人签发意见或批准意见的，方能开具。

五、介绍信的使用要记录在案。介绍信管理人员经审查确认合乎开具手续后，要在介绍信使用登记簿上逐项填写登记项目。登记项目包括：开具介绍信、介绍信内容、批准人、使用单位、承办人等。

六、管理人员在开具介绍信时，要将介绍信的内容填写明确具体，信文与存根记载要求一致，并填写有效限期。